Nebenkosten nach der HOAI abrechnen ist ein zentraler Baustein der Honorarermittlung und Vertragsgestaltung nach der HOAI 2021. Die aktuelle HOAI enthält keine zwingenden Mindest- und Höchstsätze mehr wie früher, ihre Systematik bleibt aber für Honorarorientierung, Leistungsabgrenzung und Rechnungsprüfung wichtig.

Dieser Beitrag erläutert die Regelung praxisnah, ordnet die gesetzlichen Grundlagen ein und zeigt typische Fehler bei Planerverträgen und Honorarrechnungen.

1. Was sind Nebenkosten?

§ 14 HOAI erlaubt neben dem Honorar die Abrechnung erforderlicher Nebenkosten, soweit die Erstattung nicht in Textform ganz oder teilweise ausgeschlossen wurde.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

2. Welche Kosten nennt die HOAI?

Beispiele sind Versand und Datenübertragung, Vervielfältigungen, Baustellenbüro, bestimmte Fahrtkosten, Trennungsentschädigungen, Reiseaufwand und bestimmte Drittleistungen.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

3. Fahrtkosten

§ 14 nennt Fahrtkosten für Reisen über einen Umkreis von 15 Kilometern um den Geschäftssitz in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze, sofern keine höheren Aufwendungen nachgewiesen werden.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

4. Baustellenbüro

Kosten eines Baustellenbüros einschließlich Einrichtung, Beleuchtung und Beheizung werden ausdrücklich genannt.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

5. Daten und Kopien

Versand, Datenübertragung und Verviältigungen von Zeichnungen und schriftlichen Unterlagen können Nebenkosten sein.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

Praxis-Check

• Leistungsumfang und Leistungsbild eindeutig bestimmen.

• Berechnungsparameter nachvollziehbar dokumentieren.

• Textformanforderungen beachten.

• Änderungen und Zusatzleistungen zeitnah vereinbaren.

• Rechnung prüfbar und transparent aufbauen.

6. Pauschale oder Einzelnachweis

§ 14 Abs. 3 erlaubt beides. Ohne in Textform vereinbarte Pauschale sind Nebenkosten nach Einzelnachweis abzurechnen.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

7. Pauschale klar regeln

Eine Pauschale sollte Höhe, Bezugsgröße und abgegoltene Kosten eindeutig festlegen.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

8. Erstattung ausschließen

Die Parteien können in Textform vereinbaren, dass Nebenkosten ganz oder teilweise nicht erstattet werden.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

9. Vorsteuer

Abziehbare Vorsteuern nach Umsatzsteuerrecht sind von den erstattungsfähigen Nebenkosten ausgenommen.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

10. Drittleistungen

Bestimmte im Einvernehmen mit dem Auftraggeber an Dritte übertragene Leistungen können nach § 14 Abs. 2 als Nebenkosten berücksichtigt werden.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

Praxis-Check

• Leistungsumfang und Leistungsbild eindeutig bestimmen.

• Berechnungsparameter nachvollziehbar dokumentieren.

• Textformanforderungen beachten.

• Änderungen und Zusatzleistungen zeitnah vereinbaren.

• Rechnung prüfbar und transparent aufbauen.

11. Typische Fehler

Nicht vereinbarte Pauschalen, fehlende Nachweise, Doppelabrechnungen und bereits anderweitig abgegoltene Kosten sind typische Prüfpunkte.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

12. Fazit

Nebenkosten sollten bereits im Vertrag klar geregelt werden. Das erleichtert die spätere Abrechnung erheblich.

Für die Praxis sollte dieser Punkt immer zusammen mit dem konkreten Leistungsumfang und der Honorarvereinbarung geprüft werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation während der Projektbearbeitung ist meist deutlich besser als eine nachträgliche Rekonstruktion erst bei der Schlussrechnung.

Weiterführendes HOAI-Wissen

Passend sind auch Anrechenbare Kosten nach der HOAI einfach erklärt und Honorarzonen richtig bestimmen. Zur systematischen Vertiefung eignet sich die HOAI Schulung der Fleming Akademie. Für Schnittstellen zur Bauausführung ist außerdem die VOB Schulung relevant.