Ein HOAI Rechner wirkt auf den ersten Blick wie eine schnelle Lösung: anrechenbare Kosten eingeben, Honorarzone auswählen, Leistungsphasen bestimmen – fertig.

In der Praxis ist die Honorarermittlung jedoch deutlich komplexer. Ein Rechner liefert Zahlen. Ob diese Zahlen wirtschaftlich korrekt und durchsetzbar sind, hängt von der richtigen Anwendung der Systematik ab.

Gerade hier entstehen regelmäßig verdeckte Honorarverluste.

Wie funktioniert ein HOAI Rechner?

Ein HOAI-Rechner ermittelt das Honorar auf Grundlage verschiedener Faktoren. Dazu zählen insbesondere die anrechenbaren Kosten, die Einordnung in eine Honorarzone, der vereinbarte Honorarsatz sowie die beauftragten Leistungsphasen. Aus der Kombination dieser Parameter ergibt sich schließlich das berechnete Honorar.

Die Berechnung erfolgt zwar nach einer klaren mathematischen Struktur, entscheidend ist jedoch, ob die zugrunde liegenden Annahmen korrekt sind. Ein Rechner überprüft nämlich nicht, ob die Leistungsphasen richtig abgegrenzt wurden, ob besondere Leistungen oder zusätzliche Leistungen im Bestand berücksichtigt wurden oder ob die Honorarzone korrekt eingestuft ist. Diese fachliche Prüfung bleibt daher unverzichtbar, um ein realistisches und gerechtes Honorar zu gewährleisten.

Anrechenbare Kosten – häufige Fehlerquelle

Die anrechenbaren Kosten bilden die Grundlage für die Honorarberechnung, sodass Fehler in diesem Bereich direkte Auswirkungen auf das Gesamthonorar haben. Typische Problemfelder sind die falsche Zuordnung einzelner Kostenbestandteile, eine unvollständige Erfassung bei Bestandsprojekten, Unsicherheiten bei der mitzuverarbeitenden Bausubstanz sowie das Versäumnis, Kostensteigerungen anzupassen. Bereits kleine Abweichungen in der Erfassung oder Bewertung können so zu erheblichen Differenzen im Honorar führen.

Wenn Sie mehr über die Bestimmung der Anrechenbaren Kosten bei der Technischen Gebäudeausrüstung erfahren möchten, dann lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema:

TGA - Anrechenbare Kosten

Honorarzone richtig bestimmen

Die Einstufung in die richtige Honorarzone erfolgt nicht automatisch, sondern hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die spezifischen Planungsanforderungen, der Schwierigkeitsgrad, die technische Komplexität sowie die gestalterischen Anforderungen eines Projekts. Wird die Zone zu niedrig angesetzt, hat dies unmittelbare wirtschaftliche Nachteile zur Folge. Besonders bei anspruchsvollen Projekten wird die Honorarzone häufig zu konservativ bewertet, was das Honorar unnötig reduziert.

Wenn Sie lernen möchten, wie die Honorarzone richtig und HOAI konform bestimmt wird, dann kommen Sie zu unserem HOAI Praxisseminar. Diesem Thema widmen wir ein ganzes Kapitel und gehen die Bestimmung bis in die Tiefe Schritt für Schritt durch.

Leistungsphasen – nur rechnen reicht

Ein Honorarrechner setzt in der Regel voraus, dass die beauftragten Leistungsphasen eindeutig definiert und sauber voneinander abgegrenzt sind. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass genau hier die größten Schwierigkeiten entstehen. Besonders bei Teilbeauftragungen, nachträglichen Erweiterungen im Projektverlauf oder der Vermischung einzelner Leistungsphasen – beispielsweise zwischen Phase 7 (Mitwirkung bei der Vergabe) und Phase 8 (Objektüberwachung) – kommt es schnell zu Unklarheiten.

Hinzu kommen zusätzliche Abstimmungsleistungen, die oft zwar erbracht, aber nicht klar einer konkreten Leistungsphase zugeordnet werden. Genau hier liegt ein zentrales Problem: Fehlt diese eindeutige Zuordnung, entsteht später eine unsichere Grundlage für die Abrechnung. Das kann zu Honorarkürzungen, Diskussionen mit Auftraggebern oder sogar zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Für eine korrekte und rechtssichere Abrechnung ist es daher entscheidend, alle erbrachten Leistungen von Anfang an transparent zu dokumentieren und eindeutig den jeweiligen Leistungsphasen zuzuordnen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass der tatsächliche Aufwand vollständig erfasst und auch angemessen vergütet wird.

5 Typische Fehler bei der Nutzung eines HOAI Rechners

Ein HOAI Rechner ist ein hilfreiches Werkzeug zur schnellen Honorarermittlung. Doch in der Praxis zeigt sich: Wer sich ausschließlich auf die Eingabe von Zahlen verlässt, riskiert erhebliche finanzielle Einbußen. Denn schon kleine Fehler bei der Dateneingabe oder Bewertung können zu systematischen Honorarverlusten führen, die oft erst Jahre später auffallen – etwa bei Projektprüfungen oder Nachforderungen.

Im Folgenden finden Sie die fünf häufigsten Fehler bei der Nutzung eines HOAI Rechners – inklusive praxisnaher Erläuterungen und Optimierungstipps.

1. Unvollständige Erfassung der anrechenbaren Kosten

Die anrechenbaren Kosten bilden die Grundlage jeder Honorarberechnung nach der HOAI. Dennoch werden in der Praxis häufig nicht alle relevanten Kosten berücksichtigt.

Typische Fehler:

• Kostenbestandteile werden vergessen oder falsch zugeordnet

• Nachträge und Projektänderungen fließen nicht in die Berechnung ein

• Kostenschätzungen werden nicht aktualisiert

2. Zu niedrige Einstufung der Honorarzone

Die Wahl der richtigen Honorarzone hat direkten Einfluss auf die Höhe des Honorars. Eine zu niedrige Einstufung führt automatisch zu einer Unterbewertung Ihrer Leistung.

Häufige Ursachen:

• Komplexität des Projekts wird unterschätzt

• Vergleichsprojekte werden falsch herangezogen

• Unsicherheit bei der Einordnung

Wenn Sie mehr über das Thema Honorarzone nach HOAI lesen möchten, schauen Sie in diesen Blogbeitrag rein:

HOAI Honorarzone bestimmen - auf das ist zu achten!

3. Nicht berücksichtigte besondere Leistungen

Besondere Leistungen werden im HOAI Rechner oft nicht automatisch erfasst, da sie individuell vereinbart werden müssen. Dazu zählen beispielsweise:

• Zusätzliche Variantenuntersuchungen

• Aufwendige Abstimmungsprozesse

• Besondere technische oder gestalterische Anforderungen

Wer diese Leistungen nicht aktiv ergänzt, verschenkt bares Geld.

Wichtig für die Abrechnung: Halten Sie besondere Leistungen vertraglich fest und integrieren Sie diese konsequent in Ihre Honorarermittlung.

4. Fehlende Anpassung bei Leistungsänderungen

Projekte entwickeln sich dynamisch. Leistungsumfang, Kosten oder Zeitrahmen ändern sich häufig im Laufe der Planung und Ausführung. Wird der HOAI Rechner nicht regelmäßig angepasst, entsteht eine veraltete Berechnungsgrundlage.

Typische Versäumnisse:

• Erweiterte Leistungsphasen werden nicht nachgetragen

• Kostensteigerungen bleiben unberücksichtigt

• Zusatzaufträge werden nicht eingepflegt

5. Unklare Dokumentation bei Bestandsprojekten

Gerade bei Umbauten, Sanierungen oder laufenden Projekten ist die Dokumentation oft lückenhaft. Leistungen werden zwar erbracht, aber nicht sauber erfasst oder zugeordnet.

Das führt zu:

• Unklarheiten bei der Abrechnung

• Schwierigkeiten bei der Nachweisführung

• Konflikten mit Auftraggebern

Empfehlung: Sorgen Sie für eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation aller Leistungen – insbesondere bei Bestandsprojekten und nachträglichen Änderungen.

Fazit

Die Nutzung eines HOAI Rechners spart Zeit, ersetzt jedoch nicht die fachliche Prüfung und sorgfältige Projektanalyse. Fehler bei den anrechenbaren Kosten, der Honorarzone oder der Leistungsdokumentation führen schnell zu systematischen Honorarverlusten – oft unbemerkt über Jahre hinweg.

Unser Tipp: Kombinieren Sie digitale Tools mit fundiertem Fachwissen und einer sauberen Dokumentation. So sichern Sie sich eine korrekte HOAI Abrechnung und vermeiden langfristige finanzielle Nachteile.